Coaching: Tipuri de sefi

1. Cate tipuri de sefi exista?

Clasificarea simpla este cea de sefi „buni” si „rai”, ce are dezavantajul de a fi extrem de subiectiva si centrata excesiv pe emotii. Asta face ca un sef „rau” sa nu fie perceput astfel de catre toti subordonatii sai. Mai mult, chiar si cei care ii pun eticheta de „rau” recunosc ca uneori „te poti intelege cu el” sau „devine si el uman”.

De aceea, prefer clasificarea bazata pe capacitatea sefilor de a crea si mentine un climat placut si productiv la locul de munca. Placerea este data de existenta unor relatii bazate pe respect reciproc, cooperare, valori si convingeri impartasite de majoritatea membrilor colectivului. Productivitatea este data de faptul ca fiecare stie ce are de facut, cum, cand si cu ce sa-si faca treaba, precum si de ce este importanta contributia sa. Chiar daca pare paradoxal, toate aceste elemente ce tin de organizarea muncii influenteaza major nivel de stres si cel de satisfactie al angajatilor. Comparati cat de mare era oboseala la sfarsitul unei zile in care nu ati avut mai nimic de facut cu cel al unei zile in care ati muncit intens, in echipa, si ati obtinut rezultate ce au fost apreciate.

De aceea, sefii „buni” sunt cei care asigura climat placut si productivitate optima, in timp ce toate celelalte variante indica sefi mai mult sau mai putin „rai”.

2. Care sunt acestea? Puteti defini caracteristicile lor?

Putem porni cu tipul clasic al sefului dictatorial, orientat spre obtinerea de rezultate cu orice pret. Acesta este foarte raspandit in Romania, deoarece are o traditie cel putin seculara. Fanariotii, apoi arendasii, precum si multi dintre directorii numiti pe criterii politice, au creat un arhetip foarte puternic al „micului dictator” ce isi asuma toate meritele, gaseste tapi ispasitori pentru orice greseala a sa si este continuu nemultumit de rezultatele obtinute. De asemenea, multi dintre antreprenorii romani care isi conduc propriile firme au acest stil managerial. Ei conduc prin frica, climatul fiind unul de nesiguranta, neincredere, invidie si delatiune. De asemenea, practica micromanagementul, adica controlul excesiv si impunerea solutiilor lor drept singurele valabile. Problema cu care incep sa se confrunte acesti sefi este faptul ca tot mai putini dintre angajatii de sub 30 de ani sunt dispusi sa fie obedienti si sa le faca pe plac, preferand sa-si schimbe rapid locul de munca. Mai mult, datorita comunicarii extrem de intense in reteaua sociala a acestei generatii, „se duce vestea” si seful respectiv are dificultati majore in a-si gasi noi angajati, chiar daca incepe sa plateasca mult mai bine.

Poate suna paradoxal, dar si cu seful excesiv de prietenos este dificil de colaborat. Parerea sa ca doar angajatii fericiti sunt productivi il determina, de exemplu, sa puna mereu la cale tot soiul de „team-drinkings”, ce se desfasoara, desigur, in timpul liber al acestora. Sau ideea ca „echipa este ca o familie” il determina sa-si tina oamenii peste program, doar pentru ca nu-l trage ata sa mearga in garsoniera singuratica pe care si-a luat-o dupa ce a divortat. Ori sloganul „prin consultare obtii implicare” il determina sa intrerupa rand pe rand activitatea tuturor, pentru a le cere parerea in legatura cu o decizie banala. In plus, este posibil ca daca la randul sau are un sef, atunci cand apare acesta in zona sa-si schimbe brusc comportamentul, naucindu-i pe oamenii sai. Sau sa te convinga sa-ti lasi de-o parte treaba pentru ca sa-i rezolvi lui o problema, in timp ce-ti tine companie si-ti povesteste despre hobbyurile sale.
Extrem de toxic este seful incompetent, ajuns in pozitia respectiva din greseala sau datorita unei decizii politice (pentru ca asa a vrut „cel de sus”). Pentru acesta, este extrem de important sa-si mascheze lipsa de cunostinte, abilitati si experienta, asa ca ia decizii in mod pripit, fara sa adune suficiente informatii si sa se consulte. Apoi, cand lucrurile nu merg cum trebuie, isi schimba decizia in mod repetat, acuzandu-i de fiecare data pe subordonati ca sunt incompetenti si rau-voitori. Atunci cand, in sfarsit gaseste o solutie, o transforma in regula absoluta si pedepseste pe oricine incearca sa o incalce, pentru a se adapta unei noi situatii sau a aduce o imbunatatire. Productivitatea este minima, iar climatul tensionat, nesigur, plin de ingradiri. Se munceste mult pe bani putini („trag targa pe uscat”), intreaga echipa luptand din greu pentru supravietuire.

La fel de toxic este si seful „stie-tot-si-poate-tot”, ce este un excelent executant, dar un foarte prost manager. Cel mai adesea este vorba despre o persoana cu renume in firma sau in bransa, ce a avut rezultate exceptionale si este privita ca un mentor ideal. Acesta isi asuma, in numele echipei, obiective de neatins, dupa care incearca sa le realizeze printr-un ritm de lucru epuizant si depasirea continua a limitelor. Orice semnal ca cineva nu mai poate este urmat de criticarea „neimplicarii” acelei persoane si chiar excluderea sa din colectiv. Daca echipa se mobilizeaza si reuseste indeplinirea catorva asemenea obiective, iese la iveala scopul ascuns al sefului: promovarea pe care si-o dorise, iar echipa este abandonata asemeni unei masini uzate.

Un  alt scenariu este cel in care seful-superstar trece doar din cand in cand pe la birou, fiind prea ocupat cu congrese, conferinte, negocieri, networking etc. pentru a se ocupa de organizarea activitatii. Aparent, are incredere totala in capacitatea subordonatilor de a-si organiza si desfasura activitatea, ceea ce in anumite cazuri este real, dar cel mai adesea nu. Vrea doar sa i se raporteze rezultate, reducand la minim contactele sale cu colectivul. Foarte adesea, angajatii sunt frustrati, simtindu-se abandonati si dezorientati in lipsa feedbackului constructiv. Frustrare care se accentueaza atunci cand laurii pentru succese sunt obtinuti de cine credeti?

3. Ce trebuie sa faca un angajat ca sa poata relationa bine cu fiecare in parte?

Intr-un articol clasic publicat in Harvard Business Review, profesorul Kotter sugereaza o abordare sistematica, ce este aplicabila in cazul oricarui tip de sef:

1. Intelegeti-va cat mai bine seful, in special:

a. scopurile si obiectivele sale,
b. presiunile la care este supus,
c. punctele forte, cele slabe si lucrurile pe care le ignora despre sine,
d. stilul sau de lucru.

2. Evaluati-va in privinta:

a. punctelor slabe si forte,
b. stilului personal de lucru,
c. predispozitiei de dependenta fata de persoanele autoritare.

3. Pe baza acestor informatii, stabiliti si dezvoltati cu seful o relatie care:

a. va armonizeaza stilurile si nevoile,
b. este caracterizata de asteptari reciproce, ce se implinesc,
c. asigura transmiterea de informatii catre sef,
d. se bazeaza pe incredere si onestitate reciproca,
e. foloseste doar selectiv timpul si resursele sefului.

Descrierile date anterior tipurilor de sefi permit intelegerea mai corecta a psihologiei acestora. De aceea, este suficient sa ne referim la cel de-al treilea punct propus de Kotter, urmand ca fiecare cititor sa-l particularizeze in functie de propria auto-evaluare.

In cazul sefilor dictatoriali:

• notati tot ceea ce va spune, pentru ca sa-i dati siguranta ca ii acordati importanta cuvenita,
• repetati apoi cu voce tare toate indicatiile si sarcinile primite, astfel incat sa-i demonstrati ca ati auzit ce v-a spus,
• invatati tipul de intrebari si ingrijorari ale sefului si incepeti sa vorbiti despre ele inainte de a fi enuntate de sef, ceea ce-i va da multa incredere,
• informati-l continuu despre „cum merge treaba”,
• tineti o evidenta stricta a activitatilor, sarcinilor primite si realizate, consumului de timp si resurse, astfel incat sa-i puteti raspunde, in mod documentat, la orice repros sau acuzatie,
• prezentati-va obiectiile sau propunerile sub forma de intrebari, de genul „Nu credeti ca am putea sa… ?” sau „Considerati ca ar fi oportun sa… ?”.

In cazul managerului excesiv de prietenos:

• folositi faptul ca are nevoie de discutii indelungate pentru a clarifica de la bun inceput sarcinile si obiectivele, precum si asteptarile sale,
• informati-l apoi continuu despre „care-i atmosfera” si reactiile celorlalte parti implicate (colegi, furnizori, clienti etc.),
• daca este de luat o decizie, inainte de a merge la sef cereti deja parerea persoanelor cu care se obicei se consulta, si mentionati pe scurt opiniile si propunerile acestora,
• nu presati pentru a obtine o decizie definitiva, multumiti-va si cu decizii de etapa, revenind apoi pentru a obtine alte mici decizii etc.,
• intrucat evita cat se poate de mult confruntarile, provocati-l din cand in cand spunand ca-i apreciati in mod deosebit competenta in evaluarea oamenilor si ca v-ar folosi foarte mult sa aflati parerea sa sincera despre activitatea dvs.; in felul acesta veti putea afla din timp despre eventualele sale nemultumiri, nu doar in momentul in care va pedepseste de ochii superiorului sau,
• laudati-va seful in fata colegilor, sefilor sai sau a clientilor; in felul acesta il convingeti ca-l respectati si apreciati, ceea ce conteaza foarte mult pentru el.

In cazul sefului incompetent:

• aflati cat mai rapid care sunt experienta, cunostintele si competentele pe care totusi le are si descoperiti cum pot fi ele folosite in activitatea actuala, astfel incat sa-l faceti sa se simta mai in siguranta,
• oferiti-i constant informatii, mult mai multe decat ati face cu un manager competent, folosind un ton normal, care sa nu-l faca sa se simta „pus la colt”,
• atunci cand este de luat o decizie, propuneti mai multe variante, fiecare prezentata cu argumentele pro si contra,
• in cazul in care decizia este proasta, semnalati imediat, tot pe un ton neutru, care ar putea fi urmarile negative ale aplicarii sale,
• laudati-va seful in fata colegilor pentru fiecare lucru bine facut, in felul acesta il convingeti ca-l respectati si apreciati,
• in cazul in care aveti o propunere ce incalca normele stabilite, asumati-va de la bun inceput responsabilitatea pentru eventualele efecte negative si acceptati sa impartiti cu seful reusitele obtinute.

Daca aveti un sef „stie-tot-si-poate-tot”:

• clarificati de la bun inceput ce anume asteapta de la dvs. si semnalati orice depasire a capacitatilor sau disponibilitatii dvs.,
• solicitati stabilirea unei relatii de tip mentor-discipol, care va va permite sa obtineti feedback in timp util si va poate aduce o multime de informatii si solutii pe care altfel seful le pastreaza doar pentru el,
• detectati cat mai rapid care este obiectivul sau ascuns, pozitia pe care o tinteste, iar apoi stabiliti daca va intereseaza sau nu sa-l insotiti si acolo; daca da, actionati in asa fel incat sa-i fiti indispensabil/a, in caz contrar sunteti deja pregatit/a pentru despartirea de sef;
• folositi la maxim resursele pe care un astfel de sef le poate atrage pentru echipa sa: traininguri, seminarii, stagii de perfectionare etc., ce va sunt accesibile prin simpla declarare a interesului deosebit pentru dezvoltarea dvs. profesionala;
• „vindeti-va” cat mai bine, informandu-va seful in legatura cu orice efort suplimentar (lucru peste program, weekenduri de dezvoltare personala, carti comandate pe Internet si citite etc.);
• folositi orice ocazie pentru a mentiona eforturile si calitatile extraordinare ale sefului in fata sefilor sai – astfel il convingeti de loialitatea dvs.

In contact cu un sef-superstar:

• adunati cat mai multe informatii de la sef in momentul in care va traseaza sarcina: targeturi, termene, resurse, cooperari, asteptari, consecinte; puneti cat mai multe intrebari, pentru a va asigura ca ati inteles totul foarte bine;
• folositi aceeasi ocazie pentru a determina seful sa dea telefoanele, sa scrie mesajele, sa semneze deciziile de care depinde bunul mers al proiectului, chiar daca este vorba despre chestiuni ce vor apare doar ulterior;
• asigurati-va cat mai multe resurse care sa va sprijine activitatea: informatii, carti, consilieri, relatii directe etc.;
• nu contactati seful inainte de terminarea proiectului, nici macar pentru a-i solicita feedback, noi idei, indrumari sau solutii;
• tineti un jurnal detaliat al tuturor activitatilor dvs., astfel incat sa-l puteti prezenta sefului in momentul evaluarii finale;
• imaginati-va unde va fi seful peste doi ani, apoi intrebati-va daca aveti acelasi drum sau nu; daca da, faceti tot ce puteti pentru a-i facilita ascensiunea, semnalandu-i cu prilejul fiecarei evaluari doar ceea ce ati reusit; in caz contrar, descoperiti in ce fel puteti profita la maxim de perioada lucrata sub conducerea sa: da bine la CV, va pune in contact cu persoane importante, va da acces la informatii confidentiale etc.

Toate aceste tehnici de comunicare permit reducerea la minim a stresului produs de relatiile cu seful si maximizarea eficientei activitatii profesionale, astfel incat sa fiti un sef cu adevarat bun al vietii dvs.

Daniel Bichis
EQ-Coach si Trainer
Competent Consulting
www.competent.ro